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Les modalités de convocation des actionnaires de sociétés anonymes (SA) aux assemblées générales et de communication à ces derniers des informations requises préalablement à leur tenue (ordre du jour, texte des projets de résolution, rapport du conseil d’administration ou du directoire, formulaire de vote par correspondance et documents à y annexer, formulaire de procuration…) ont été simplifiées et modernisées par un récent décret.
Ainsi, ce décret est venu notamment permettre aux SA de convoquer les actionnaires et de leur envoyer ces documents par voie électronique sans recueillir leur accord préalable, comme c’était exigé auparavant. Toutefois, cette mesure ne s’appliquera qu’aux AG convoquées à compter du 1er juillet 2026.
À ce titre, la question s’est posée de savoir si, lorsque les statuts d’une société prévoient que les actionnaires sont convoqués et reçoivent les documents par voie postale, cette société doit modifier ses statuts avant de pouvoir procéder à l’envoi des convocations et des documents par voie électronique.
Appelée à donner son avis sur ce point, l’Ansa (Association nationale des sociétés par actions) a estimé que ces sociétés doivent modifier leurs statuts en amendant ou en supprimant la clause prévoyant l’envoi papier. En effet, l’envoi électronique des convocations et des documents requis aux actionnaires n’est qu’une faculté pour les sociétés. À compter du 1er juillet prochain, l’adoption de ce procédé restera une faculté (même si sa mise en œuvre sera beaucoup plus simple puisque l’accord préalable des actionnaires ne sera plus exigé). À compter de cette date, la clause des statuts prévoyant un envoi papier ne deviendra donc pas contraire à la réglementation et continuera à s’appliquer.
En pratique : selon l’Ansa, pour modifier leurs statuts à cette fin, les sociétés concernées doivent tenir une assemblée générale extraordinaire. En effet, pour elle, le conseil d’administration ne dispose pas ici de la faculté, prévue par le Code de commerce, de procéder lui-même à la modification des statuts car il ne s’agit pas d’une modification « nécessaire pour les mettre en conformité avec les dispositions législatives et réglementaires, sous réserve de ratification de ces modifications par la prochaine assemblée générale extraordinaire ».
